Gå til innhold

Bruke Outlook-addin

ePortal har et eget Outlook-tillegg (taskpane) som lar deg se CRM-historikken til avsender/mottakere direkte fra Outlook, og lagre den åpne e-posten som korrespondanse i CRM. Tillegget kjører som en separat Angular-applikasjon under outlook-addin/ og kaller api/CrmOutlook/*-endepunktene i ePortal.

Tillegget gjør i hovedsak tre ting:

  • Identifisere kontakt automatisk ut fra avsender og mottakeradresser
  • Vise historikk for valgt kontakt eller bedrift (åpne salg, prosjekter, aktiviteter, avtaler — og masterordrer for brukere med abonnementsmodulen)
  • Lagre e-posten i CRM og eventuelt koble den til et salg, prosjekt, møte eller en oppgave

Mobil: Tillegget er bygget for Outlook desktop og Outlook on the Web. Outlook mobil har begrenset støtte for taskpane-tillegg.

Tilgang

Hvem Hva trengs
Rolle Bruker med CRM-rolle ([Authorize(Roles = "CRM")] i CrmOutlookController.cs:26)
Innlogging ePortal-bruker (brukernavn + passord) eller EntraID via Microsoft-pålogging
Distribusjon Manifest for tillegget må være rullet ut i Microsoft 365 av administrator

Selve innloggingen skjer i login.component.html og krever domenenavn (f.eks. kundenavn.eportal.no) i tillegg til brukernavn/passord. Microsoft-pålogging (EntraID) krever at domenet er fylt ut først.

Slik ser hovedflyten ut

Tillegget har fire ruter — se app-routing.module.ts:10-18:

Rute Hva den gjør
login Pålogging mot domenet ditt
panel Hovedvisning: kontaktoppslag og historikk
log-email Skjema for å lagre e-post i CRM
log-meeting Importere/oppdatere kalenderoppføring i CRM
create-contact Opprette ny kontakt

Alle ruter unntatt login er beskyttet av AuthGuard (auth.guard.ts:21) som forsøker stille token-refresh før den eventuelt sender deg til login.

Pålogging

Første gang åpner du tillegget i Outlook og kommer til login-siden. Skjemaet (login.component.html) har:

  • Domenenavn — låst på enkelte miljøer, redigerbart ellers
  • Brukernavn og Passord — vanlig ePortal-pålogging
  • Logg inn med EntraID — Microsoft-knapp som krever utfylt domenenavn
  • Logg inn automatisk — avkrysningsboks som husker pålogging for Outlook-brukeren
  • Avanserte innstillinger — velger mellom prod/staging/test-miljø

Når token er gyldig sender AuthGuard deg videre til panel. Token forsøkes stille-refresh hvis det er nær utløp og du logget inn med Microsoft.

Hovedpanelet — kontaktoppslag og historikk

Når du markerer en e-post i Outlook viser panelet (contact-panel.component.html) automatisk hvilke CRM-kontakter som matcher avsender og mottakere. Du trenger ikke skrive eller søke noe for at dette skal skje — koden kaller EmailLookup på backend ut fra adressene i e-posten.

Hva panelet viser

  • Header med antall e-poster lagret denne uken (chip), pluss handlingsknapper: Innstillinger, Oppdater, Logg ut
  • Påminnelse øverst hvis forrige e-post du så på ikke ble lagret
  • Gjeldende e-post med emne, avsender og evt. antall vedlegg
  • Møteinnkalling (eget kort) hvis e-posten er en møteinvitasjon — knapp for å importere eller oppdatere møtet i CRM
  • Kontakter — automatisk foreslåtte CRM-kontakter, med "Ny kontakt"-knapp hvis ingen treffer
  • Bedrifter — bedrifter som matchet på e-postdomene
  • Sist brukte — vises bare når ingen kontakttreff finnes
  • Søk i CRM — fritekstsøk på navn, e-post eller firma (minst 2 tegn)
  • Nytt salg — hurtigskjema for å opprette deal uten å først velge kontakt
  • Bunnknapp «Lagre e-post i CRM» (eller «Oppdater e-postkobling» hvis e-posten allerede er logget)

Når du velger en kontakt går panelet til "summary"-visning og viser kontaktens åpne salg, aktive prosjekter, aktive avtaler, siste aktiviteter og statistikk for hvor mye som ligger på kontakten — pluss kundens masterordrer hvis du har abonnementsmodulen (se under). Bedriftsnavnet i visningen lenker til kundekortet i portalen (/crm/customers/<aktør-id>, ny fane — contact-panel.component.ts:662).

Ny oppgave — hurtigopprettelse fra kontaktvisningen

Når en kontakt er valgt viser panelet knappen «Ny oppgave», som åpner et hurtigskjema (contact-panel.component.html):

Felt Beskrivelse
Tittel Påkrevd fritekstfelt
Prioritet Lav / Medium / Høy — standard Medium
Frist Valgfri dato
Tilordnet Valgfri ansatt fra nedtrekksliste
Prosjekt Alltid synlig, søkbart tekstfelt. Kundens åpne prosjekter vises øverst i treffisten; skriv videre for å søke i alle prosjekter du har tilgang til (minst 2 tegn)
Notat Valgfri beskrivelse

Oppgaven opprettes alltid som en CRM-oppgave. Velges et prosjekt, oppretter ePortal i tillegg en tilknyttet prosjektoppgave — forutsatt at du har redigeringstilgang til prosjektet. Har du ikke det, beholdes skjemaet med en feilmelding slik at du kan velge et annet prosjekt eller fjerne det. Lykkes CRM-oppgaven, men prosjektkoblingen av en eller annen grunn ikke kan opprettes, lagres CRM-oppgaven likevel og du får beskjed om å koble den til prosjektet manuelt i portalen — skjemaet tilbyr da ikke en "prøv igjen"-knapp som ville opprettet en ny, duplikat CRM-oppgave.

Masterordrer i panelet

Brukere med både CRM-modulen og abonnementsmodulen får en egen «Masterordrer»-seksjon i historikkvisningen (contact-panel.component.html). Uten begge modulene vises seksjonen ikke i det hele tatt.

  • Viser inntil 5 løpende masterordrer for kundens aktør — inkludert relaterte aktører begge veier (en e-post fra rederiet/management treffer skipets ordrer, og omvendt). Kun statusene Aktiv, Trenger gjennomgang og Importert vises; avsluttede/tapte skjules.
  • Per ordre: ordrenummer, kundenavn, status-merke, neste planlagte leveranse og verdi i år med valuta.
  • Hver rad lenker til masterordre-listen i portalen med ordren markert (/subscription/master-orders?order=<nr>, ny fane). Finnes det flere enn 5, vises «Vis alle (N)» som åpner hele listen.
  • Datagrunnlaget hentes via POST api/SubscriptionMasterOrder/search med aktørfilter (crm-addin.service.ts); backend håndhever datatilgangen Subscription.MasterOrder (CanView) per kall.

Hva tillegget gjør med "Allerede logget"

Hvis e-posten alt er lagret en gang vises et grønt felt øverst: «Allerede logget [dato] av [navn]», og lagre-knappen endrer tekst til «Oppdater e-postkobling».

Lagre en e-post i CRM

Klikk «Lagre e-post i CRM» i panelet — du sendes til log-email-ruten. Skjemaet (log-email.component.html) bygger automatisk på den valgte kontakten og e-posten.

Felt og seksjoner

Seksjon Beskrivelse Standard
E-post Lesevisning: emne, fra/til/kopi, innkommende eller utgående —
Koble e-post til Én samlet velger: valgte koblinger vises som chips (fjern med ×), under ligger foreslåtte koblinger fra kundens kontekst (åpne salg, aktive prosjekter, dine åpne oppgaver, møter) og ett søkefelt som søker i hele ePortal — salg, prosjekter, møter, tilbud, masterordrer og CRM-/prosjektoppgaver. E-posten kan kobles til flere ting samtidig (én per type). Oppgave-chips får avkrysning «Fullfør ved lagring»; møte-chips åpner agendapunkt-valget Ingen kobling
Notat Fritekst-felt med plassholder "F.eks. «Diskuterte prisforslag, følger opp tirsdag»". Knappen «Foreslå notat (KAI)» lar KAI oppsummere e-posten inn i feltet (og hinte om en oppfølgingsoppgave). Forslaget kan redigeres fritt; krever KAI.Crm aktivert tom
Nytt møte fra invitasjonen (vises kun for møteinnkallinger) Avkryssingsboks som oppretter et nytt CRM-møte med tolket tid/sted/Teams-lenke fra invitasjonen og e-posten som første agendapunkt. Kobling til eksisterende møte gjøres via «Koble e-post til»-velgeren — agendapunkt-valget (nytt/eksisterende) vises da rett under møte-chipen Av
Opprett avtale (sammenleggbar) Avkryssingsboks som åpner skjema for avtaletittel, avtalenummer, type (Service/Lease/Support/Maintenance/License/Other), start-/sluttdato, verdi i NOK, fornyelse (Manuell/Automatisk/Ingen) og notat Av
Åpne oppgaver Vises bare når kontakten har åpne CRM-oppgaver. Du kan krysse av flere for å lukke dem automatisk når e-posten lagres —
Vedlegg Liste over vedlegg fra Outlook. Alle er valgt som standard — klikk for å avmarkere. Vises kun når e-posten har vedlegg. Vedlegg valideres mot tillatte filtyper og maks størrelse; avviste vedlegg rapporteres i suksessbildet (e-posten lagres uansett) Alle valgt

Prosjektlisten i forslagene er avgrenset til kundens aktive prosjekter. Søkefeltet krever minst 2 tegn og viser treff gruppert per type.

Lagring

Fra hovedpanelet finnes to lagre-knapper i bunnen: «Lagre raskt» (logger e-posten umiddelbart med valgt kontakt og alle vedlegg — ett klikk) og «Lagre med detaljer» (åpner skjemaet over). Under lagring vises en spinner og teksten «Lagrer e-post...». Etter vellykket lagring viser hele skjermen et grønt suksessfelt: "E-post lagret i CRM!" med neste-steg-knapper:

  • Tilbake til oversikt
  • Opprett oppfølgingsoppgave (vises kun når kontakt er valgt)
  • Opprett nytt salg (vises kun når kontakt er valgt)
  • Opprett tilbud og Opprett masterordre (vises kun med både CRM- og abonnementsmodulen, og når en kunde er knyttet) — oppretter et utkast med kunden forhåndsvalgt og åpner det i ePortal for videre utfylling

Festet panel — tillegget følger innboksen

Panelet kan festes (pin-ikonet øverst i tillegget, krever manifest-versjon 1.1.0.0 og en nyere Outlook-klient). Når panelet er festet oppdaterer det seg automatisk hver gang du velger en annen e-post — du slipper å åpne tillegget på nytt. Står du i et underskjema (f.eks. logg-skjemaet) og bytter e-post, hopper tillegget tilbake til hovedpanelet så innholdet alltid gjelder valgt e-post.

Innstillinger for loggeforslag

Klikk Innstillinger (tannhjul-ikon) øverst i panelet. Loggeforslag betyr at tillegget åpner logg-skjermen ferdig utfylt når panelet står på en e-post med en kjent CRM-kontakt — ingenting lagres uten at du trykker Lagre:

Innstilling Verdier
Automatiske loggeforslag På/av-bryter
Foreslå for Alle e-poster / Kun kjente kontakter / Ingen forslag
Foreslå logging av Avkrysninger for Sendte e-poster og Mottatte e-poster (vises kun når forslag er aktivert)
Ekskluderte domener Liste over domener som aldri foreslås — legg til med Enter eller plussknapp, fjern med x

Nye brukere får et eget onboarding-kort med knappen «Aktiver loggeforslag» før innstillingene tas i bruk.

Opprette kontakt — Brønnøysund og KAI-signaturtolkning

«Opprett kontakt»-skjemaet forhåndsutfylles fra avsenderen og har nå også telefon- og tittel-felt. To hjelpere:

  • «Ny bedrift» søker i Brønnøysundregistrene mens du skriver firmanavnet, og fyller inn organisasjonsnummer, telefon og e-post fra registeret når du velger et treff.
  • «Tolk signatur (KAI)» leser avsenderens e-postsignatur og foreslår telefon og stillingstittel (krever KAI.Crm aktivert). Feltene er redigerbare — ingenting lagres før du oppretter kontakten.

KAI-brief — kundeoppsummering i panelet

Når en kontakt med kunde er valgt vises kortet «KAI-brief» (lilla kant). Klikk for å hente en kort KAI-generert oppsummering av kunden — åpne oppfølginger, salgsstatus, utløpende avtaler — pluss ett foreslått neste steg. Krever at administrator har aktivert KAI.Crm under Innstillinger → Datatilgang; uten tilgang vises en forklarende melding. Briefen er kun lesestøtte og lagres ikke.

Slik gjør du — lagre en e-post

  1. Marker e-posten i Outlook og åpne ePortal-tillegget.
  2. Panelet henter automatisk kontakter og bedrifter som matcher avsender/mottakere.
  3. Velg en kontakt fra listen, eller bruk Søk i CRM hvis du heller vil søke selv. Hvis ingen treffer kan du klikke «Opprett kontakt».
  4. (Valgfritt) Bla gjennom kontaktens åpne salg, prosjekter, aktiviteter og avtaler i historikkvisningen.
  5. Klikk «Lagre raskt» for ett-klikks lagring — eller «Lagre med detaljer» for skjemaet.
  6. På log-email-skjemaet (detaljer):
  7. Koble e-posten til salg/prosjekt/oppgave/møte/tilbud/masterordre via chips-forslagene eller søkefeltet under «Koble e-post til» — gjerne flere samtidig
  8. Skriv notat
  9. Avmarker vedlegg du ikke vil ha med
  10. Åpne og fyll ut "Koble til møte" og/eller "Opprett avtale" hvis aktuelt
  11. Klikk «Lagre e-post i CRM». Vent på bekreftelsen — ikke klikk flere ganger.
  12. Velg neste handling i suksessbildet — f.eks. Opprett tilbud — eller klikk Tilbake til oversikt.

Slik gjør du — importere et møte

  1. Marker en kalenderoppføring eller en møteinvitasjon i Outlook.
  2. Panelet viser kortet "Kalenderoppføring" (eller "Møteinnkalling" inne i e-postvisningen) med klokkeslett og sted.
  3. Hvis møtet ikke alt er synkronisert vises knappen «Importer møte til ePortal» (grønn). Klikk for å sende deg til log-meeting.
  4. Hvis møtet er importert tidligere vises «Oppdater møte i ePortal».

Vanlige problemer

Tillegget vises ikke i Outlook

Manifestet må være distribuert av administrator. Sjekk med IT/admin om Office-tillegg-policyen tillater tillegget for din konto. Tillegget krever moderne Outlook (Microsoft 365 / on the Web).

Kommer ikke videre fra påloggingsbildet

Knappen «Logg inn med EntraID» er deaktivert til domenenavnet er fylt ut. Vanlig brukernavn/passord krever også at både brukernavn og passord har innhold.

Ingen kontakter matcher e-posten

  • Avsenderens e-postadresse må stemme med adressen som er lagret på CRM-kontakten.
  • Bruk Søk i CRM og søk på navn, e-post eller firma (minst 2 tegn).
  • Sist brukte kontakter vises kun når det ikke er noen automatiske treff.
  • Klikk «Ny kontakt» øverst i kontakt-kortet hvis ingen finnes.

Fant ikke det jeg vil koble til

Forslagene viser kundens åpne salg, aktive prosjekter, dine åpne oppgaver og møter. Alt annet — inkludert enkeltoppgaver som ikke er blant forslagene — finner du via søkefeltet i «Koble e-post til» (minst 2 tegn); det søker i hele ePortal og viser kun det du har tilgang til, avsluttede/fullførte elementer holdt utenfor.

Prosjektoppgave-forslagene er tomme

Velg først et prosjekt (chip) — da hentes prosjektets åpne oppgaver inn som forslag.

"Allerede logget" — kan jeg lagre på nytt?

Ja. Knappen får da teksten «Oppdater e-postkobling», og du kan endre koblinger, notat og vedlegg.

Token utløpt mens jeg jobbet

AuthGuard forsøker stille å fornye token hvis du logget inn med Microsoft. Hvis fornyelsen feiler sendes du tilbake til login og må logge inn på nytt.

Tillegget viser feil miljø/domene

Klikk Logg ut og logg inn på nytt. På påloggingssiden kan du åpne Avanserte innstillinger og bytte miljø (prod/staging/test). På noen miljøer er domenefeltet låst og settes automatisk.

Relaterte sider