Gå til innhold

Brukerregler

Brukerregler er per-bruker overstyringer av lønnsarter — typisk en spesifikk timepris, regnskapskonto eller faktor for én bestemt ansatt på én bestemt lønnsart. Brukes når den generelle lønnsarten ikke kan brukes som-er for alle, men det er heller ikke ønskelig å opprette en hel ny lønnsart for én ansatt.

Typiske brukstilfeller:

  • En seniorkonsulent har høyere timepris enn standard på Normalarbeid.
  • En lærling har lavere timepris enn standard på Overtid 50%.
  • En administrativ ansatt skal posteres på spesiell avdelings-konto for Reise.
  • En innleid ressurs har avtalt faktor 1,75 mot standard 1,5 på overtid.

Brukerregler følger prinsippet "spesifikk overstyrer generell": når en time registreres, slår portalen først opp om det finnes en aktiv brukerregel for kombinasjonen (ansatt × lønnsart). Hvis ja brukes den; hvis nei brukes lønnsartens standard.

Tilgang

Hvem Hva trengs
Rolle som kan endre Administrator
Modul som kreves Systeminnstillinger — moduleID 99
Effekt på hvem Den enkelte ansatte som regelen gjelder for

Brukerregler er taushetsbelagte — de inneholder lønnsdata som påvirker ansattes utbetaling. Begrens tilgang til administratorer som faktisk skal vedlikeholde lønn.

Innstillinger

Innstilling Betydning Standard Konsekvens Tilgang
Ansatt Hvilken bruker regelen gjelder for Tom Regelen anvendes kun på registreringer fra denne brukeren Administrator
Lønnsart Hvilken art regelen overstyrer Tom Andre arter for samme bruker uberørt Administrator
Timepris Personlig timepris for denne arten Bruker artens standard Direkte påvirkning på utbetaling Administrator
Faktor Personlig faktor (overstyrer artens faktor) Bruker artens standard Direkte påvirkning på utbetaling Administrator
Regnskapskonto Personlig konto (overstyrer artens standard) Bruker artens standard Endrer kostnadsregnskapets kontering Administrator
Avdeling/Ansvarlig enhet Personlig avdeling (overstyrer org-enhets-mapping) Bruker artens standard Endrer hvor kostnaden allokeres Administrator
Gyldig fra Datoen regelen begynner å virke I dag Eldre registreringer berøres ikke Administrator
Gyldig til Datoen regelen slutter å virke Tom (åpen) Regel utløper automatisk Administrator
Kommentar Begrunnelse for overstyringen Tom Spor i logg ved revisjon Administrator
Aktiv Om regelen er i kraft På Inaktive regler ignoreres ved lookup Administrator

Detaljert beskrivelse per innstilling

Ansatt

Betydning. Den ansatte som brukerregelen gjelder for. Regelen anvendes kun når denne bestemte ansatte registrerer timer på den valgte lønnsarten — andre ansatte bruker artens standardverdier.

Gyldige verdier. En aktiv ansatt i tenanten.

Standardverdi. Tom — må velges ved opprettelse.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart for nye registreringer fra den dato regelen er gyldig fra.

Påvirker historiske data. Nei — eksisterende registreringer beholder verdiene som var i kraft på registreringstidspunktet.

Konsekvens for andre moduler.

  • Timeregistrering — den ansatte ser ikke selv at regelen finnes, men utbetalingen blir basert på den.
  • Lønnskjøring — ansattes utbetaling beregnes med personlig sats.
  • Faktura — selvkost-beregning bruker personlig sats.

Avhengigheter. Ansatt må eksistere og være aktiv.

Hvem kan endre. Administrator. Endring av ansatt på en eksisterende regel anbefales ikke — opprett heller ny regel.

Lønnsart

Betydning. Lønnsarten som regelen overstyrer. Kun denne arten for valgt ansatt påvirkes — andre arter bruker artens standard.

Gyldige verdier. En aktiv lønnsart.

Standardverdi. Tom.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Timeregistrering — overstyringen aktiveres når denne arten velges.
  • Aktivering av timer — overstyrt timepris og konto følger med til lønnskjøring.

Avhengigheter. Lønnsarten må eksistere og være aktiv.

Hvem kan endre. Administrator.

Timepris

Betydning. Den personlige timesatsen som anvendes ved utbetaling. Erstatter satsen som ligger på lønnsarten (eller på ansattprofilen, hvis ansatte har en personlig grunnsats).

Gyldige verdier. Positivt desimaltall, typisk 100-1500 NOK per time. Maks 4 desimaler (DECIMAL(18,4)-presisjon for å bevare sub-øre).

Standardverdi. Tom — hvis ikke utfylt, brukes lønnsartens standardsats eller ansattes generelle timesats.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart for registreringer fra "Gyldig fra"-dato.

Påvirker historiske data. Ja, alvorlig. Registreringer som ennå ikke er overført til lønn bruker ny timepris ved overføring. Verifiser at ingen uoverførte timer ligger i intervallet før du endrer satsen.

Konsekvens for andre moduler.

  • Lønnskjøring — direkte påvirkning på ansattes utbetaling.
  • Kostnadsregnskap — endret kostnad i prosjekt/arbeidsordre.
  • Faktura — selvkost-grunnlag endres; utfaktureringsmargin kan forskyves.
  • Rapporter — historiske kostnadsrapporter på prosjekt vil vise nye tall.

Avhengigheter. Bør koordineres med ansatte avtalt timesats og arbeidskontrakt.

Hvem kan endre. Administrator. Endring av personlig timepris midt i lønnsperiode er en av de vanligste kildene til feil utbetaling — vurder å sette ny gyldig-fra-dato til neste lønnsperiode i stedet.

Faktor

Betydning. Personlig multiplikator som overstyrer artens faktor. Brukes når en ansatt har avtalt avvikende overtids- eller tilleggsfaktor — f.eks. seniorkonsulent med 1,75 i stedet for 1,5.

Gyldige verdier. Desimaltall 0-10.

Standardverdi. Tom — hvis ikke utfylt, brukes artens faktor.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart for nye registreringer.

Påvirker historiske data. Ja, samme prinsipp som timepris — uoverførte timer i åpen periode bruker ny faktor.

Konsekvens for andre moduler.

  • Lønnskjøring — direkte påvirkning på utbetalingsbeløp.
  • Kostnadsregnskap — selvkost-faktor brukes.
  • Faktura — kan brukes i selvkost-beregning.

Avhengigheter. Samvirker med personlig timepris — endelig utbetalt beløp er pris × faktor × timer.

Hvem kan endre. Administrator.

Regnskapskonto

Betydning. Personlig kostnadskonto som overstyrer artens standard. Brukes når en spesifikk ansattes timer skal posteres på særskilt konto — f.eks. en konsulent på prosjekt-konto eller en lærling på opplærings-konto.

Gyldige verdier. Kontonummer som finnes i kontoplanen.

Standardverdi. Tom — hvis ikke utfylt, brukes artens standardkonto eller regnskapskontrollens regelverk.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart for nye overføringer.

Påvirker historiske data. Allerede overførte timer er trygge i regnskapssystemet. Uoverførte timer bruker ny konto.

Konsekvens for andre moduler.

  • Regnskapsoverføring — kontering endres for valgt ansatt.
  • Kostnadsrapport — endret postering kan flytte kostnader mellom avdelinger/prosjekter.
  • Regnskapskontroll — kan trigges hvis konto er ukjent.

Avhengigheter. Kontoen må eksistere i aktiv kontoplan.

Hvem kan endre. Administrator.

Avdeling/Ansvarlig enhet

Betydning. Personlig avdeling eller orgUnit som overstyrer ansattes generelle org-tilhørighet for denne arten. Brukes når kostnaden skal allokeres til annen avdeling enn ansattes vanlige.

Gyldige verdier. En aktiv avdeling/orgUnit i tenanten.

Standardverdi. Tom — hvis ikke utfylt, brukes ansattes default org-enhet.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei automatisk.

Konsekvens for andre moduler.

  • Regnskapsoverføring — kostnaden allokeres til annen ansvarlig enhet.
  • Avdelingsrapporter — påvirker hvilken avdelings totalsum timene teller mot.

Avhengigheter. Avdeling/orgUnit må eksistere.

Hvem kan endre. Administrator.

Gyldig fra

Betydning. Datoen brukerregelen begynner å virke. Registreringer datert før denne dato bruker ikke regelen — de bruker enten en eldre regel eller lønnsartens standard.

Gyldige verdier. Dato — kan være i fortiden, i dag eller i fremtiden.

Standardverdi. Dagens dato.

Når trer endringen i kraft. Regelen aktiveres på den angitte datoen — kan settes fremover for kjent kommende endring (f.eks. ny lønnsavtale fra 1. januar).

Påvirker historiske data. Hvis "Gyldig fra" settes bakover i tid, kan timer som ennå ikke er overført til lønn få ny verdi. Avstemt nøye.

Konsekvens for andre moduler.

  • Lønnskjøring — beregner med riktig regel basert på registreringsdato.
  • Historiske rapporter — bruker den regel som var aktiv på registreringstidspunkt.

Avhengigheter. Bør være konsistent med "Gyldig til" — fra-dato må være før til-dato.

Hvem kan endre. Administrator.

Gyldig til

Betydning. Datoen brukerregelen slutter å virke. Etter denne datoen brukes lønnsartens standardverdier (eller en nyere regel hvis aktiv).

Gyldige verdier. Dato eller tom (åpen — regelen er evig).

Standardverdi. Tom.

Når trer endringen i kraft. Regelen utløper automatisk på datoen — ingen manuell aksjon kreves.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Lønnskjøring — bruker artens standard etter utløpsdato.

Avhengigheter. Bør være etter "Gyldig fra".

Hvem kan endre. Administrator. Bruk "Gyldig til" for tidsbegrensede avtaler (vikariat, prosjekt-engasjement, midlertidig sats-økning).

Kommentar

Betydning. Frittstående tekst som dokumenterer hvorfor overstyringen finnes. Ikke synlig for ansatte — kun for administratorer og ved revisjon.

Gyldige verdier. Tekst inntil 500 tegn.

Standardverdi. Tom.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart ved lagring.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Revisjon — viktig spor ved kontroll av lønnsutbetaling.
  • Endringslogg — vises ved historisk gjennomgang.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator. Skriv alltid kommentar — uten begrunnelse blir det vanskelig å forsvare overstyringen ved revisjon eller når regelen senere skal vurderes igjen.

Aktiv

Betydning. Bryteren som styrer om regelen brukes ved lookup. Inaktive regler ignoreres helt — som om de ikke fantes — selv om gyldighetsdatoer er innenfor.

Gyldige verdier. Av eller på.

Standardverdi. På.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart for nye registreringer.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Lønnskjøring — regelen ignoreres.
  • Timeregistrering — registreringen vises identisk for ansatt (uten regelen).

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator.

Slik oppretter du en brukerregel

  1. Åpne Innstillinger → Systeminnstillinger → Brukerregler.
  2. Klikk + Ny brukerregel.
  3. Velg Ansatt og Lønnsart.
  4. Fyll inn kun de feltene som skal overstyre (la blanke felt være — de arver fra artens standard).
  5. Sett Gyldig fra. Vurder å sette Gyldig til for tidsbegrensede avtaler.
  6. Skriv Kommentar — alltid.
  7. Verifiser Aktiv = på.
  8. Klikk Lagre.
  9. Test ved å se på den ansattes neste timeregistrering at riktig sats brukes (synlig i prosjekt-/AO-kostnaden).

Vanlige problemer

Ansatte får feil utbetaling etter at jeg opprettet brukerregel

Sjekk:

  1. Gyldig fra-dato — er den før eller lik dato for de timene som er beregnet feil?
  2. Aktiv = på — er regelen aktiv?
  3. Timepris — er den fylt inn med riktig verdi (komma vs punktum, antall desimaler)?
  4. Har du flere brukerregler for samme ansatt+art med overlappende gyldighet? Den med senest "Gyldig fra" vinner.

Brukerregelen påvirker ikke registreringen

Hvis registreringen er gjort før regelen ble opprettet og siden er overført til lønn, er den fryst. Brukerregler påvirker kun uoverførte timer fra og med "Gyldig fra"-dato.

Jeg ser ikke brukerregler i menyen

Mangler tilgang til systeminnstillinger (moduleID 99). Be administrator om tilgang.

Ansatte spør om personlig sats

Brukerregler er ikke synlige for ansatte. Hvis ansatte trenger å vite egen sats (f.eks. ved avstemming), må administrator/lønnsansvarlig informere — typisk via lønnsslippen, ikke ePortal.

Regelen utløper midt i en lønnsperiode

Hvis "Gyldig til" er midt i en periode, vil portalen bruke gammel regel for timer før utløp og lønnsartens standard for timer etter. Verifiser at dette er ønsket — alternativt sett "Gyldig til" til siste dag i lønnsperioden.

Konsekvensanalyse før endring

Før du oppretter eller endrer en brukerregel, vurder:

  • [ ] Er det uoverførte timer på ansatt+art-kombinasjonen? De vil få ny sats.
  • [ ] Er endringen avstemt med lønnsansvarlig? Personlige overstyringer er gull verdt for korrekt utbetaling — men også farlig hvis feil.
  • [ ] Bør "Gyldig fra" være neste lønnsperiode? Det forhindrer at endringen påvirker pågående periode.
  • [ ] Er endringen kontraktuelt forankret? Personlig timepris-endring bør ha grunnlag i avtale/protokoll.
  • [ ] Bør regelen ha "Gyldig til"? Tidsbegrenset avtale forhindrer at regelen ligger evig.
  • [ ] Har du skrevet kommentar? Uten kommentar er det umulig å revidere endringen senere.
  • [ ] Påvirker det selvkost på faktura-grunnlag? Sjekk med prosjekt/AO-ansvarlig før endring.

Relaterte sider