Ansattgrupper¶

Ansattgrupper er en fleksibel måte å gruppere ansatte på tvers av avdelingsstrukturen — typisk etter fagområde, geografi, team eller andre kriterier. I motsetning til avdeling som styrer kostnadssted og organisasjon, brukes ansattgrupper primært til mottakerlister i varslinger, tilgang til prosjekt og rapportgruppering.

Tilgang¶

Hvem	Hva trengs
Rolle som kan endre	Administrator
Modul som kreves	Portalinnstillinger (Settings) — moduleID 99
Effekt på hvem	Ansatte tilknyttet gruppen — påvirker hva de mottar og ser

En ansatt kan være medlem i flere ansattgrupper samtidig. Gruppene er additive — én ansatt kan f.eks. tilhøre både Region Vest og Elektrikere.

Innstillinger¶

Innstilling	Betydning	Standard	Konsekvens	Tilgang
Kode	Kortkode som identifiserer gruppen	Tom	Brukes som oppslagsnøkkel; må være unik	Administrator
Navn	Visningsnavn vist for administrator og i lister	Tom	Vises i mottakervelger og rapport	Administrator
Beskrivelse	Forklaring av hvilket formål gruppen tjener	Tom	Hjelper neste administrator	Administrator
Aktiv	Om gruppen kan brukes som mottaker og tilgangsregel	På	Når av: ekskluderes fra nye varslinger og rapporter	Administrator
Type	Klassifisering (geografi, fag, team, ad-hoc)	Team	Brukes til filtrering og rapport	Administrator
Medlemmer	Ansatte tilknyttet gruppen	Tom	Bestemmer hvem som får effekt av gruppe-basert regel	Administrator
Medlemskapsregel	Automatisk eller manuell tildeling	Manuell	Påvirker vedlikeholdsbehov ved nyansettelser	Administrator
Gruppeleder	Kontaktperson / koordinator	Tom	Brukes som "ansvarlig"-felt i rapport og varsler	Administrator
Tilknytt prosjekt	Om medlemmer automatisk får tilgang til valgte prosjekt	Av	Når på: forenkler prosjektttilgang for hele team	Administrator

Detaljert beskrivelse per innstilling¶

Kode¶

Betydning. Kortkode som identifiserer gruppen i lister, rapporter og ved import/eksport.

Gyldige verdier. 1–15 tegn, alfanumerisk + bindestrek. Unik innenfor tenanten.

Standardverdi. Tom — påkrevd.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart. Eksisterende referanser bruker intern ID, ikke kode.

Påvirker historiske data. Visningsmessig — gamle eksporter bruker ny kode ved re-eksport.

Konsekvens for andre moduler. Vises i varslingsmottakervelger og tilgangsregler.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator.

Navn¶

Betydning. Visningsnavnet administrator og andre brukere ser.

Gyldige verdier. Fri tekst, 3–80 tegn.

Standardverdi. Tom — påkrevd.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Tidligere rapporter beholder gammelt navn til ny generering.

Konsekvens for andre moduler. Vises i varslingsmottakerliste, rapport og tilgangsregelvelger.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator.

Beskrivelse¶

Betydning. Internt notat om hvorfor gruppen finnes og hvilke kriterier som er brukt for medlemskap.

Gyldige verdier. Fri tekst opp til 500 tegn.

Standardverdi. Tom.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler. Kun dokumentasjonsverdi.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator.

Aktiv¶

Betydning. Bryter som skjuler gruppen fra nye valg uten å slette den.

Gyldige verdier. Av eller på.

Standardverdi. På.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Eksisterende varslingsplaner og tilgangsregler som peker på gruppen logges som feil og sender/gir ikke effekt — fix avhengigheter før deaktivering.

Konsekvens for andre moduler.

Varslingsplaner — kjøringer mot inaktiv gruppe registreres som feil i varslingslogg.
Tilgangsregler — medlemmer mister tilgang som var avhengig av gruppen.

Avhengigheter. Sjekk hvilke planer og regler som peker på gruppen før deaktivering.

Hvem kan endre. Administrator.

Type¶

Betydning. Klassifisering som hjelper filtrering og rapport.

Gyldige verdier.

Geografi — region, kontor, lokasjon
Fag — yrkesgruppe / kompetanseområde
Team — prosjektteam, arbeidsgruppe
Ad-hoc — midlertidig samling for spesifikk hensikt

Standardverdi. Team.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler. Brukes i filtre i mottakervelger og rapport.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator.

Medlemmer¶

Betydning. Ansatte som er tilknyttet gruppen. Hver ansatt kan være medlem i mange grupper samtidig.

Gyldige verdier. Liste over aktive ansatte i tenanten. Inaktive ansatte beholdes ikke automatisk.

Standardverdi. Tom.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart for nye varslinger og tilgangsregler.

Påvirker historiske data. Allerede sendte varslinger og loggde tilganger forblir uendret.

Konsekvens for andre moduler.

Varslingsplaner — endring i medlemskap påvirker hvem som mottar fremtidige varslinger.
Tilgangsregler — tilgang gis/fjernes umiddelbart for nye økter.

Avhengigheter. Ansatten må være aktiv i tenanten.

Hvem kan endre. Administrator.

Medlemskapsregel¶

Betydning. Bestemmer om medlemskap håndteres manuelt eller automatisk basert på ansatt-attributter.

Gyldige verdier.

Manuell — administrator legger til/fjerner ansatte eksplisitt.
Automatisk basert på avdeling — alle medlemmer av valgte avdelinger inkluderes.
Automatisk basert på rolle — alle med valgte roller inkluderes.
Automatisk basert på lokasjon — alle med valgt geografi.

Standardverdi. Manuell.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart. Automatiske regler evalueres ved hver endring i ansattprofil + nattlig revalidering.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

Vedlikehold — automatiske regler reduserer manuell oppdatering ved nyansettelser.
Audit — automatisk regel kan utvide tilgang uten eksplisitt admin-handling — dokumenter regel-konfigurasjon godt.

Avhengigheter. Krever at attributtet (avdeling, rolle, lokasjon) faktisk er satt på ansattprofilen.

Hvem kan endre. Administrator.

Gruppeleder¶

Betydning. Kontaktperson eller koordinator for gruppen. Brukes som "ansvarlig"-felt i rapport og kan motta egne varslinger.

Gyldige verdier. En aktiv ansatt i tenanten.

Standardverdi. Tom.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

Rapporter — gruppeleder vises som ansvarlig.
Varslingsplaner — kan brukes som spesifikk mottaker via plassholder {gruppeleder}.

Avhengigheter. Personen trenger ikke leder-rolle, men anbefales.

Hvem kan endre. Administrator.

Tilknytt prosjekt¶

Betydning. Om gruppemedlemmer automatisk får tilgang til valgte prosjekt.

Gyldige verdier. Av, eller på med liste over prosjekt.

Standardverdi. Av.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart. Nye medlemmer får tilgang ved innmelding; fjernede medlemmer mister tilgang.

Påvirker historiske data. Tilganger som var oppnådd via gruppen før deaktivering fjernes.

Konsekvens for andre moduler.

Prosjekt-tilgang — bypass-aktig snarvei for store team — verifiser konsekvens.
GDPR/sikkerhet — for vid gruppetilknytning kan gi feil mennesker innsyn.

Avhengigheter. Prosjektet må eksistere og være aktivt.

Hvem kan endre. Administrator.

Slik oppretter du en ansattgruppe¶

Åpne Innstillinger → Grunndata → Ansattgrupper.
Klikk + Ny gruppe.
Fyll inn Kode og Navn.
Sett Type etter formålet (geografi, fag, team).
Velg Medlemskapsregel:
Manuell for ad-hoc-grupper med få medlemmer.
Automatisk basert på avdeling/rolle/lokasjon for grupper som bør holde seg oppdatert uten manuell drift.
Legg til Medlemmer (eller la regel ta seg av det).
Sett Gruppeleder om relevant.
Vurder om gruppen skal gi automatisk prosjekttilgang — slå på med varsomhet.
La Aktiv stå på og klikk Lagre.

Vanlige problemer¶

Ny ansatt ble ikke automatisk lagt til¶

Medlemskapsregel er satt til Manuell, eller automatisk regel-kriteriet (f.eks. avdeling) er ikke satt på ansattprofilen. Sjekk profilen først.

Varsling går til feil personer¶

Sjekk medlemslisten — automatiske regler kan ha utvidet gruppen mer enn forventet. Bytt til Manuell for kontroll.

Jeg får ikke deaktivert gruppen¶

En aktiv varslingsplan eller tilgangsregel bruker gruppen. Fjern referansene først.

Prosjekttilgang via gruppe overstyrer ekspressavslag¶

Gruppe-tilgang er additiv — den fjerner ikke eksisterende avslag, men legger til prosjekt. Hvis du har eksplisitt blokkert en ansatt, må du fjerne gruppemedlemskapet for den ansatte.

Medlem dukker opp i en gruppe selv om jeg fjernet dem¶

Automatisk regel inkluderer dem fortsatt basert på ansatt-attributt. Endre regelen eller endre attributtet på ansattprofilen.

Sletting av gruppe blokkeres¶

Gruppen har historisk vært brukt i en varslingsplan eller tilgangsregel. Bruk Aktiv = av i stedet — sletting er bevisst restriktiv for å bevare audit-spor.

Konsekvensanalyse før endring¶

Før du oppretter, endrer eller deaktiverer en ansattgruppe, vurder:

[ ] Hvilke varslingsplaner / tilgangsregler bruker gruppen? Endring i medlemskap slår inn umiddelbart.
[ ] Automatisk regel vs manuell? Automatisk gir mindre vedlikehold, men også mindre kontroll.
[ ] Påvirker det prosjekttilgang? Sjekk om gruppen er knyttet til Tilknytt prosjekt.
[ ] Overlapper gruppen med en avdeling? Dobbel definisjon skaper forvirring — vurder å bruke avdeling direkte hvis matchen er 1:1.
[ ] Er gruppen brukt i en lønnsregel eller faktureringsregel? Endring kan forskyve beregninger.
[ ] Forstår administrator regel-konfigurasjonen? Bruk Beskrivelse-feltet for å dokumentere kriterier.

Relaterte sider¶

Avdeling — organisatorisk gruppering knyttet til kostnadssted
Basisdata-synk — ansattregister som er kilde for automatiske regler
Prosjekt — kan tilknyttes ansattgrupper for kollektiv tilgang
Varslingsplaner — bruker grupper som mottakere
Innstillinger for grunndata
Innstillinger — oversikt
Administrator-rollen