Gå til innhold

Regnskapskontroll

Regnskapskontroll er settet med valideringer som kjøres når timer overføres fra ePortal til regnskap (typisk via Aktivering timer-modulen). Kontrollen sjekker at hver linje har gyldig kontomapping (lønnsart → konto), gyldig ansvarlig enhet (orgUnit/avdeling), gyldig mva-kode, og at alle påkrevde dimensjoner er fylt inn.

Mens kontrollregler sikrer at timer kan registreres korrekt, sikrer regnskapskontroll at de kan bokføres korrekt. En time kan være gyldig registrert men ulovlig å bokføre — for eksempel hvis lønnsartens standardkonto er deaktivert i kontoplanen siden registreringstidspunktet.

Regnskapskontroll kjører på tre punkter:

  1. Før overføring — preview viser feil per linje, kan ikke overføres før alt er gyldig
  2. Ved manuell registrering — direkte registrering med ugyldig kontering blokkeres
  3. Ved Digpro/ekstern import — rader med feil markeres i import-loggen

Tilgang

Hvem Hva trengs
Rolle som kan endre Administrator
Modul som kreves Portalinnstillinger — moduleID 99
Effekt på hvem Lønnsansvarlig, regnskapsansvarlig, alle som overfører timer til regnskap

Endringer her kan stoppe lønnskjøringen — vurder timing nøye.

Innstillinger

Innstilling Betydning Standard Konsekvens Tilgang
Krev gyldig konto per lønnsart Hver lønnsart må peke på eksisterende konto På Overføring blokkeres ved manglende mapping Administrator
Tillat overstyring av konto per ansatt Brukerregler kan sette annen konto På Personlig konto vinner over arts-standard Administrator
Krev ansvarlig enhet (orgUnit) Hver timelinje må ha orgUnit På Linjer uten orgUnit avvises Administrator
Standard orgUnit Fallback hvis ansatt ikke har egen Tom Manglende ansattens orgUnit defaultes Administrator
Krev mva-kode Hver linje må ha gyldig mva-kode På Linjer uten mva-kode avvises Administrator
Standard mva-kode for tid Mva-kode brukt på alle tid-linjer Tom (typisk 0) Brukes hvis ingen annen kilde Administrator
Kontroll mot kontoplan Verifiser at konto eksisterer På Slettede/deaktiverte kontoer fanges Administrator
Kontroll mot avdelings-koder Verifiser at orgUnit eksisterer På Slettede orgUnits fanges Administrator
Krav om prosjekt-/AO-dimensjon Tving prosjekt-dimensjon på bestemte konti Av Drift-konti uten prosjekt avvises Administrator
Maks beløp per linje Tak på enkelt-linjes beløp Ingen Linjer over avvises (sanity check) Administrator
Lås konfigurasjonen ved kjøring Frys oppsett mens overføring pågår På Forhindrer race condition Administrator

Detaljert beskrivelse per innstilling

Krev gyldig konto per lønnsart

Betydning. Bryteren som sikrer at hver lønnsart har en "Standard regnskapskonto" satt (eller at brukerregel gir annen konto). Mangler mapping kan ikke timer overføres.

Gyldige verdier. Av eller på.

Standardverdi. På.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart for kommende overføringer.

Påvirker historiske data. Nei direkte. Allerede overførte timer er trygge i regnskapssystemet.

Konsekvens for andre moduler.

  • Aktivering av timer — preview viser mangler per art.
  • Lønnsart-konfigurasjon — eksisterende mangelfulle arter kan flagges.
  • Rapport "Ugyldig kontering" — kan listes for opprydding.

Avhengigheter. Krever at kontoplanen er aktiv.

Hvem kan endre. Administrator. Anbefales alltid På — uten kontomapping er regnskap ikke gjennomførbart.

Tillat overstyring av konto per ansatt

Betydning. Bryter som lar brukerregler sette personlig konto som overstyrer artens standard. Skrur du av, brukes alltid artens standard — også for ansatte med personlig regel.

Gyldige verdier. Av eller på.

Standardverdi. På.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart for nye overføringer.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Brukerregler — konto-felt mister effekt hvis skrudd av.
  • Aktivering av timer — kontering kan endres for ansatte med personlig regel.

Avhengigheter. Krever at brukerregler-funksjonen er tilgjengelig.

Hvem kan endre. Administrator.

Krev ansvarlig enhet (orgUnit)

Betydning. Bryter som krever at hver timelinje har en orgUnit (avdeling/kostnadssted) satt. Linjer uten orgUnit kan ikke overføres.

Gyldige verdier. Av eller på.

Standardverdi. På.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Aktivering av timer — linjer uten orgUnit markeres som feil.
  • Avdelingsrapporter — sikrer at all tid har avdelingstilhørighet.

Avhengigheter. Krever konfigurert orgUnit-struktur i tenanten.

Hvem kan endre. Administrator.

Standard orgUnit

Betydning. Default-orgUnit som brukes hvis ansatte ikke har egen orgUnit satt og prosjekt/AO heller ikke gir en. Forhindrer "tom orgUnit"-feil ved overføring.

Gyldige verdier. En aktiv orgUnit i tenanten.

Standardverdi. Tom.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart for nye overføringer.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Aktivering av timer — fallback for mangler.
  • Avdelingsrapport — kostnader kan ende på "Default"-orgUnit hvis ansatte mangler.

Avhengigheter. orgUnit må eksistere.

Hvem kan endre. Administrator. Vurder å bruke en "Ikke fordelt"-orgUnit for å gjøre default-tilfellene synlige i rapport.

Krev mva-kode

Betydning. Bryter som tvinger mva-kode på alle linjer. For tidregistrering er denne typisk 0 (ingen mva på lønn) — men bryteren sikrer at feltet ikke står tomt og avvises av regnskap.

Gyldige verdier. Av eller på.

Standardverdi. På.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Aktivering av timer — manglende mva-kode = avvist linje.
  • Regnskapsoverføring — sikrer at mottakssystemet aksepterer linjen.

Avhengigheter. Krever konfigurerte mva-koder.

Hvem kan endre. Administrator.

Standard mva-kode for tid

Betydning. Mva-koden som brukes på tid-linjer (sjelden annet enn 0/ingen mva). Forhindrer at hver lønnsart må konfigureres separat med mva.

Gyldige verdier. En gyldig mva-kode (vanligst 0).

Standardverdi. Tom (typisk satt til 0 ved oppsett).

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Aktivering av timer — koden brukes hvis ingen annen kilde gir mva.
  • Mva-rapport — påvirker hvilke linjer som havner i mva-grunnlag.

Avhengigheter. Mva-koden må eksistere.

Hvem kan endre. Administrator.

Kontroll mot kontoplan

Betydning. Verifiserer at hver konto referert i overføring eksisterer i tenantens aktive kontoplan. Fanger tilfeller der en konto er deaktivert/slettet etter at lønnsart eller brukerregel ble konfigurert.

Gyldige verdier. Av eller på.

Standardverdi. På.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Aktivering av timer — flagger ugyldige kontoer per linje.
  • Lønnsart-konfigurasjon — kan trekkes ut hvilke arter peker på inaktive kontoer.

Avhengigheter. Krever oppdatert kontoplan.

Hvem kan endre. Administrator. Anbefales alltid På — uten kontoplan-validering kan timer havne på ikke-eksisterende konti i regnskap.

Kontroll mot avdelings-koder

Betydning. Verifiserer at hver orgUnit referert i overføring eksisterer og er aktiv. Fanger tilfeller der orgUnit er fjernet/slettet etter ansatt-/AO-konfigurasjon.

Gyldige verdier. Av eller på.

Standardverdi. På.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Aktivering av timer — ugyldig orgUnit flagges.
  • Ansattkonfigurasjon — ansatte koblet til slettede orgUnits kan listes.

Avhengigheter. Krever konfigurert orgUnit-struktur.

Hvem kan endre. Administrator.

Krav om prosjekt-/AO-dimensjon

Betydning. Bryter som tvinger prosjekt-/AO-dimensjon for bestemte konti — typisk drifts-/prosjekt-konti der dimensjonen er kontraktfestet av regnskap. Konfigureres per kontogruppe.

Gyldige verdier. Av eller på + valg av kontogrupper.

Standardverdi. Av.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart for nye overføringer.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Aktivering av timer — drifts-/prosjekt-linjer uten dimensjon avvises.
  • Prosjektregnskap — sikrer at prosjektregnskapet får all tid.

Avhengigheter. Krever konfigurerte kontogrupper.

Hvem kan endre. Administrator.

Maks beløp per linje

Betydning. Sanity-check som blokkerer overføring av linjer med ekstremt høyt beløp — typisk en innskrivingsfeil (en ekstra null på timer eller sats). Brukes som mykt nett mot menneskelige feil.

Gyldige verdier. Positivt desimaltall (kronebeløp) eller tom for ingen kontroll.

Standardverdi. Ingen.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Aktivering av timer — linjer over taket avvises med klar feilmelding.
  • Manuell registrering — kan også brukes som validering ved registrering.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator. Sett til realistisk maks daglig utbetaling (f.eks. 50 000 NOK) — under det er sannsynligvis feil.

Lås konfigurasjonen ved kjøring

Betydning. Forhindrer at noen endrer regnskapskontroll-konfigurasjonen mens en overføring pågår. Sikrer at hele kjøringen bruker samme regelverk.

Gyldige verdier. Av eller på.

Standardverdi. På.

Når trer endringen i kraft. Umiddelbart for kommende kjøringer.

Påvirker historiske data. Nei.

Konsekvens for andre moduler.

  • Aktivering av timer — administrator får feilmelding ved forsøk på samtidig konfig-endring.
  • Overføringslogg — markeres med konfig-låst-flagg.

Avhengigheter. Ingen.

Hvem kan endre. Administrator. Anbefales På — frem-/tilbake-endring midt i en kjøring kan gi inkonsistent resultat.

Slik konfigurerer du regnskapskontroll

  1. Åpne Innstillinger → Portalinnstillinger → Regnskapskontroll.
  2. Sett Standard mva-kode for tid (typisk 0).
  3. Sett Standard orgUnit som fallback.
  4. Aktiver kontroll mot kontoplan og avdelings-koder.
  5. Vurder Maks beløp per linje som sanity check.
  6. Klikk Lagre.
  7. Kjør Aktivering av timer → Forhåndsvisning og verifiser at ingen linjer flagges som feil.
  8. Hvis feil dukker opp, ryd opp i mapping (lønnsart-konto, brukerregler) før reell overføring.

Vanlige problemer

Overføring feiler med "Ugyldig konto"

En lønnsart peker på en konto som er fjernet/deaktivert i kontoplanen. Sjekk:

  1. Hvilken art den feilende linjen bruker.
  2. Hva som er artens "Standard regnskapskonto".
  3. Om kontoen eksisterer i kontoplanen.
  4. Om det finnes en aktiv brukerregel for ansatt+art med konto-overstyring.

Oppdater enten lønnsart-konfigurasjonen eller kontoplanen.

Mange linjer mangler orgUnit

Ansatte uten orgUnit-tilknytning gir alltid manglende orgUnit på linjen. Sjekk:

  1. Er Standard orgUnit satt? Den brukes som fallback.
  2. Har de berørte ansatte orgUnit i sin profil?
  3. Hentes orgUnit fra prosjekt/AO der det er relevant?

Aktivering blokkeres med "Konfigurasjon låst"

En annen administrator (eller du selv i en annen fane) endrer regnskapskontroll-konfig parallelt. Vent på den andre kjøringen, eller skru av "Lås konfigurasjonen" midlertidig (med risiko).

Linjer med ekstremt høyt beløp slipper gjennom

Maks beløp per linje er sannsynligvis tom. Sett en realistisk verdi (f.eks. 50 000 NOK per linje).

Mva-rapport er feil etter overføring

Sjekk at Standard mva-kode for tid stemmer med regnskapets forventning (vanligvis 0 for tid). Tidligere overførte linjer er fryst i regnskapssystemet — eventuelle rettelser må gjøres der.

Konsekvensanalyse før endring

Før du endrer regnskapskontroll, vurder:

  • [ ] Er det aktiv overføring akkurat nå? Vent til den er ferdig.
  • [ ] Er kontoplanen oppdatert? Endringer i konti er ofte grunnen til at regnskapskontroll trigges.
  • [ ] Er det timer i åpen periode som vil avvises av nye krav? Test med forhåndsvisning først.
  • [ ] Er endringen avstemt med regnskap? De er førstelinjen for kontering — gjør ikke endringer uten avtale.
  • [ ] Påvirker det automatiske bakgrunnsjobber? Aktivering av timer kjører på tidsplan — sjekk om endringen stopper jobben.
  • [ ] Kan endringen reverseres? Ja for alle bryterne. Allerede overført regnskap må håndteres i regnskapssystemet hvis det er feil.
  • [ ] Trenger lønnsregler eller brukerregler samtidig oppdatering? Hvis konto deaktiveres, oppdater først arter/brukerregler som peker på den.

Relaterte sider