Gå til innhold

Korrigere lukket arbeidsordre

Som administrator håndterer du korrigering av en lukket arbeidsordre når det viser seg at noe er feil — feil timer fakturert, feil pris, manglende materiale, eller en reklamasjon fra kunde. Lukkede ordre er skrivebeskyttet av en grunn, så korrigering krever bevisst håndtering: enten via en ny "korreksjons-ordre", via kreditnota i regnskapssystemet, eller ved midlertidig å gjenåpne den lukkede ordren.

Mobil-vennlig: Korrigeringssteget er en administrativ handling og bør gjøres på desktop. Du arbeider på tvers av ordren, regnskapssystemet og eventuelt kundekommunikasjon.

detaljvisning av en lukket arbeidsordre (woStatus = 1) med skrivebeskyttede felt

Tilgang

Hvem Hva trengs
Rolle Administrator (lukkede ordre er ikke åpne for redigering for ledere)
Modul Arbeidsordre + regnskapsintegrasjon
Effekt på hvem Kunde (mottar kreditnota eller tilleggsfaktura), regnskap, rapporter

Forutsetninger

  • Ordren er faktisk lukket (status "Lukket" / woStatus = 1) — den vises i fanen Lukket i arbeidsordre-listen, se work-order-list.component.ts:282-285
  • Du har dokumentert hva som er feil og hvorfor
  • Hvis det dreier seg om kreditnota: regnskapssystemet støtter kreditering av den opprinnelige fakturaen
  • Eventuell kunde-kommunikasjon er avklart (kunden vet at en korreksjon kommer)

Slik gjør du

1. Identifiser hva som må korrigeres

Vurder hva som er feil:

  • For mye fakturert — kreditnota eller ny ordre med negative linjer
  • For lite fakturert — tilleggsfaktura via ny arbeidsordre eller manuell tilleggsfaktura i regnskap
  • Feil kunde — kreditnota til feil kunde + ny faktura til riktig kunde
  • Reklamasjon / garanti — ny "garanti-ordre" som dokumenterer arbeid uten å fakturere
  • Manglende materiale — ny ordre eller manuell tilleggsføring i regnskap

2. Velg korrigeringsmetode

Avhengig av situasjon og tenant-konfigurasjon har du tre hovedalternativer:

A. Ny korreksjonsordre (anbefalt standard)

Opprett en ny arbeidsordre som referer til den opprinnelige (kopier nummer i tittel/kommentar, f.eks. "Korreksjon av WO-2026-123"). Bruk negative timer/materialer eller positive tillegg som speiler det som må endres.

B. Kreditnota i regnskapssystemet

Hvis hele fakturaen skal reverseres: opprett kreditnota direkte i regnskapssystemet som krediterer den opprinnelige fakturaen i sin helhet. Hvilket regnskapssystem som er integrert med ePortal avhenger av tenanten — se Integrasjoner for hva som er aktivt hos deg. Eventuell ny faktura sendes deretter via en ny ordre i ePortal.

C. Gjenåpne den lukkede ordren (unntak)

I sjeldne tilfeller kan administrator midlertidig låse opp ordren for redigering. Dette krever:

  • At fakturaen ikke er bokført / låst i regnskapssystemet
  • At lønnskjøring ikke har overført timer
  • At det dokumenteres hvem som låste opp og hvorfor

Bruk denne metoden bare som siste utvei.

3. Opprett korreksjonsordren

Hvis du velger metode A:

  • Fra hovedmenyen, gå til Arbeidsordre og klikk + Ny arbeidsordre (se Opprette arbeidsordre)
  • Sett kunde lik den opprinnelige
  • Skriv tittel som tydelig identifiserer korrigeringen: "Korreksjon WO-2026-123 — feil antall timer"
  • Legg ved interne notater med årsak
  • Registrer riktige linjer (positive eller negative)
  • Tildel deg selv som ansvarlig
  • Send til godkjenning og fakturering på normal måte

4. Dokumenter sammenhengen

På både opprinnelig og ny ordre: legg inn interne kommentarer som krysshenviser, f.eks. "Se korreksjon i WO-2026-187" på den lukkede ordren (hvis tenant-konfigurasjon tillater redigering av kommentarfelt på lukkede ordre — ellers i CRM-aktivitet eller egen logg).

5. Informer kunde

Hvis korreksjonen påvirker kunden økonomisk: send melding via CRM eller e-post med forklaring av hva som endres og hvorfor. Vedlegg ny faktura eller kreditnota.

6. Bekreft i regnskap

Sjekk at korrigeringen er reflektert i regnskapssystemet — at kreditnota er bokført, eller at ny faktura er sendt og mottatt.

Resultat

Etter korrigering:

  • Den opprinnelige lukkede ordren forblir uendret i ePortal som historisk dokumentasjon
  • En ny ordre eller kreditnota dokumenterer korreksjonen
  • Krysshenvisning mellom dokumentene gjør sporbarhet tydelig
  • Kunden har mottatt riktig totalbeløp
  • Rapporter for omsetning og lønnsomhet er korrigert for perioden

Vanlige problemer

"Jeg trenger å endre noe på den opprinnelige ordren"

Årsak: Lukkede ordre er skrivebeskyttet for å sikre dataintegritet og samsvar med regnskap.

Løsning: Bruk korreksjonsordre (metode A) eller kreditnota (metode B). Direkte endring av lukket ordre (metode C) bør være siste utvei — be administrator vurdere om det er nødvendig.

"Regnskapssystemet tillater ikke kreditnota"

Årsak: Fakturaen er bokført, betalt, eller perioden er låst i regnskapet.

Løsning: Bruk korreksjonsordre med motgående linjer som fakturerer differansen. Det kan også være nødvendig å kontakte regnskapsfører for å gjøre en manuell journal hvis tilbakeføring skal skje i samme periode.

"Kunde har allerede betalt fakturaen"

Årsak: Korrigering kommer etter betaling.

Løsning: Kreditnota gjør at kunde har et tilgodehavende — du kan velge å motregne mot fremtidig faktura, eller refundere. Avklar med regnskap og kunde hva som er mest praktisk.

"Garanti-arbeid skal ikke faktureres"

Årsak: Du gjør utbedring under garanti uten å belaste kunde.

Løsning: Opprett ny ordre med tittel "Garantiarbeid — se WO-2026-123". Registrer timer og materialer som vanlig, men sett linjen til Ikke fakturer (doNotInvoice = true, se work-order-detail.component.ts:2595) eller bruk en wagetype/varekode som er konfigurert som garanti. Sjekk med regnskap hvordan garanti håndteres i din tenant.

"Sporing mellom opprinnelig og korreksjons-ordre er uklar"

Årsak: Ingen automatisk lenke mellom ordrene.

Løsning: Bruk konsekvent navnekonvensjon i tittel ("Korreksjon WO-XXX"), legg ordrenummer i kommentarfelt, og logg i kundekortet i CRM. Administrator kan vurdere å innføre et "Relatert ordre"-felt hvis det er hyppig behov.

Konsekvenser for andre

  • Kunde mottar ny faktura eller kreditnota — kan oppleve administrativ støy
  • Regnskap må bokføre korrigeringen i riktig periode
  • Lønn påvirkes hvis korreksjonen endrer timer som allerede er utbetalt (sjeldent — krever egen lønnskorreksjon)
  • Rapporter for omsetning og prosjektøkonomi må regenereres for perioden
  • Revisor / regnskapsfører kan be om dokumentasjon av sammenhengen mellom opprinnelig og korreksjonsordre — sporbarheten er viktig

Korreksjon av lukket ordre er en alvorlig handling som påvirker både kunde og regnskap. Dokumenter alltid årsak, sett tydelig krysshenvisning, og involver regnskap når det er tvil.

Relaterte sider