Arbeidsordre-modulen¶
Modul for å håndtere strukturerte oppdrag — fra opprettelse og tildeling, gjennom utførelse og dokumentasjon, til fakturering og lukking. Ofte kalt WO internt.
| Egenskap | Verdi |
|---|---|
| moduleID | 30 |
| Hovedrute | /work-order |
| Mobil-vennlig | Ja — testet for felt-bruk |
| Krever lisens | Ja — aktiveres for den enkelte virksomheten av Konti |
| Relaterte moduler | Time, Lager, Aktivering timer |
Status-modell¶
En arbeidsordre har én av to statuser:
| Status | Hva |
|---|---|
| Aktiv | Ordren er i arbeid. Du kan endre den, registrere timer og materialer og fakturere den. |
| Avsluttet | Ordren er ferdig og flyttes til fanen Lukkede arbeidsordre, der den beholdes for historikk og rapporter. |
Stadiene Tildelt, Påbegynt, Utført og Fakturert, som arbeidsprosessene bruker som språk, er ikke egne statuser i ePortal. Framdriften følger du i praksis gjennom kommentarer på ordren og fakturastatusen på hver enkelt ordrelinje.
Funksjoner i denne modulen¶
| Funksjon | Hva | For hvem |
|---|---|---|
| Ordreliste med filter og søk | Bla i aktive og lukkede arbeidsordrer med søk, filter på prosjekt, ansvarlig og fakturastatus, og rad-eksport til Excel/CSV. | Ansatt + Leder + Administrator |
| Neste handling og fakturafremdrift | Se timer som må overføres, ventende fakturaforslag, sendt beløp og hva som gjenstår. Handlingsknappen åpner riktig fane på ordren. | Leder + Administrator |
| Opprette og redigere ordre | Lag en ny ordre med kunde, prosjekt, ansvarlig, datoer, PO-nummer og referanser (Kundens referanse / Vår referanse) — eller rediger en eksisterende. Se Opprette ordre. | Leder + Administrator |
| Ordrelinjer med varer og priser | Legg til, rediger eller slett vare-/tjenestelinjer med antall, kost- og salgspris, rabatt og auto-beregnet påslag og dekningsgrad. Se Behandle arbeidsordre. | Leder + Administrator |
| KPI-dashboard på ordrenivå | Inntekt, kostnad, timer og dekningsgrad sammenlignet med kalkyle/budsjett, vist live mens du redigerer. | Leder + Administrator |
| Kalkyle/budsjett | Sett og følg opp kalkyle for inntekt, kostnad, timer og dekningsgrad per ordre med sammenligning mot faktisk. | Leder + Administrator |
| Timeregistreringer på ordren | Se og overfør registrerte timer fra Time-modulen til faktura med påslag, bulk-overføring og statusbadger. Se Time-modulen. | Leder + Administrator |
| Lagerintegrasjon og varuttak | Plukk varer fra lager direkte på linjen, se rest/plukket-antall og oppdater linjestatus automatisk. Se Registrere uttak. | Konsulent/Tekniker + Administrator |
| Eksterne kostnader | Bilag fra leverandørreskontro vises som potensielle kostnader — kan overføres til ordrelinje med påslag og kategori. | Administrator + Økonomi |
| Vedlegg og dokumenter | Last opp filer (dra-og-slipp) med beskrivelse, marker «ta med på faktura» og last ned eller slett senere. | Ansatt + Leder + Administrator |
| Kommentarer | Skriv generelle, interne eller kundevendte kommentarer på ordren som tidsstemples per bruker. | Ansatt + Leder |
| Fakturagrunnlag og fakturalogg | Bygg fakturagrunnlag fra ordren via veiviser, send til regnskapssystem og se full historikk for fakturahendelser per ordre. Se Fakturere og Godkjenne ordre. | Administrator + Økonomi |
| Massevalg av linjer | Marker flere linjer og endre fakturastatus eller «Ikke fakturer»-merket i én operasjon. | Leder + Administrator |
| Prismatrise og prisgrupper | Definer prisgrupper, vare- og tjenestepriser per kunde eller kundesegment som anvendes automatisk på nye ordrelinjer. Se Arbeidsordre-innstillinger. | Administrator |
| Reberegning av materialpriser | Reberegn salgspriser fra gjeldende vare-/leverandørpris med forhåndsvisning før endring. | Administrator |
| Ekstern-system-integrasjon | Synkronisering med eksternt ordresystem (NXT m.fl.). Eksterne ordre er merket med et skyikon og kan ikke slettes fra ePortal, og på eksterne ordrelinjer kan bare pris, rabatt og «Ikke fakturer» endres. Se Visma Business NXT. | Administrator + Sysadmin |
Se Arbeidsprosesser for steg-for-steg-veiledning.
Neste handling i arbeidsordrelista¶
Kolonnen Neste handling prioriterer det som må gjøres før ordren kan faktureres:
- Fakturerbare timer som ikke er overført til ordrelinjer.
- Faktura- eller kreditforslag som venter.
- Fakturerbart beløp som fortsatt mangler fakturagrunnlag.
Klikk handlingen for å åpne Timer eller Fakturagrunnlag direkte. Når alle fakturerbare beløp er sendt, vises Alt sendt som status uten en ny handling. Kolonnen Fakturering viser sendt beløp mot fakturerbart beløp og eventuelle forslag som fortsatt venter.
På ordredetaljen vises et eget handlingskort når fakturerbare timer ikke er overført. Gå til timer åpner Timer-fanen med filteret Ikke overført; timer merket Ikke fakturer tas ikke med.
Arbeidsprosesser¶
Se prosesskartet for Arbeidsordre for sammenhengen mellom ordrelivssyklus, registreringer, overføring og fakturering.
| Prosess | For hvem |
|---|---|
| Opprette ordre | Leder + Administrator |
| Tildele ressurs | Leder |
| Behandle arbeidsordre | Ansatt + Leder |
| Godkjenne ordre | Leder |
| Fakturere | Administrator + Økonomi |
| Lukke ordre | Administrator + Leder |
| Korrigere lukket ordre | Administrator |
Flere oppgaver kommer: rapportering, batch-eksport, kunde-portal-integrasjon.
Relaterte innstillinger¶
Konfigurasjon ligger under Innstillinger → Arbeidsordre og lager:
- Arbeidsordre-innstillinger — standardverdier, nummerserier, status-overganger
- Lager-administrasjon — varekategorier og lager-konfigurasjon