Gå til innhold

Fakturere arbeidsordre

Faktureringen i ePortal går via fakturagrunnlag (også kalt Fakturagrunnlag-fanen på arbeidsordren). Du oppretter ett eller flere fakturagrunnlag per arbeidsordre og godkjenner dem.

Hvordan grunnlaget blir til en faktura avhenger av hvilket regnskapssystem bedriften bruker:

  • PowerOffice Go: integrasjonen plukker opp godkjente fakturagrunnlag og oppretter utgående faktura direkte.
  • Visma Business NXT / Visma Business klassisk: det er arbeidsordren som overføres til Visma, og fakturaen produseres der. Se avsnittet Statuser og overganger nedenfor.

Selve siden lever som en fane på arbeidsordre-detaljen (/work-order/detail/:id, fanen Fakturagrunnlag). Komponenten heter <app-invoice-basis>, se invoice-basis.component.html og invoice-basis-wizard.component.ts.

Tilgang

Hvem Hva trengs
Rolle Bruker med tilgang til arbeidsordre-modulen
Modul Arbeidsordre (moduleId: 30, registrert i work-order-routing.module.ts:14)
Integrasjon (valgfri) PowerOffice Go fakturaeksport for å sende grunnlag automatisk videre — se PowerOffice Go

Sånn ser siden ut

Fanen Fakturagrunnlag på arbeidsordren har to visninger:

  1. Liste over fakturagrunnlag — én rad per grunnlag, kolonner: nr, modus, periode, status, fakturatekst, total, ERP-fakturanr., opprettet. Statusfilter (Utkast, Godkjent, Sendt) ligger som btn-group over tabellen (invoice-basis.component.html:13-22). Standardfilter er Utkast + Godkjent (invoice-basis.component.ts:31).
  2. Detaljvisning — header med modus/periode/opprettet/godkjent, fakturatekst, eventuell ERP-info, fire KPI-kort (Timer, Materialer, Eksterne kostnader, Totalt), linjetabell og dokumentliste (invoice-basis.component.html:120-313).

Fakturagrunnlag-fanen på en arbeidsordre med ett utkast og ett godkjent grunnlag, statusfilter synlig

Statuser og overganger

Statusene er hardkodet i koden og oversettelser ligger i no.json:

Status (kode) Etikett Hvordan kommer du dit
Draft Utkast Opprettes av veiviseren Opprett fakturagrunnlag
Approved Godkjent Klikk Godkjenn på et utkast (invoice-basis.component.html:88-94) — kaller PUT /InvoiceBasis/{id}/approve. Settes også på arbeidsordrelinjene som invoiceStatus = 10
Sent Sendt Settes automatisk av PowerOffice Go fakturaeksport når godkjent grunnlag overføres til regnskap (PowerOfficeGoInvoiceExportAdapter.cs:24). Linjene på ordren settes til invoiceStatus = 30 (Fakturert)
Credited Kreditert Klikk Krediter på et grunnlag med status Sent — oppretter et kredit-grunnlag som referer originalen

Godkjenning er irreversibel: «Det kan ikke endres etter godkjenning» (no.json: invoiceBasisApproveConfirm). Det er kun utkast som kan slettes.

Visma Business NXT: Selve fakturagrunnlaget overføres ikke til Visma. Det er arbeidsordren som eksporteres — ordre-integrasjonen VismaBusinessNXT_Orders sender arbeidsordren til Visma Business NXT som ordre, og fakturaen produseres der. Ordrer som allerede er ferdig fakturert hoppes over (VismaBusinessNXTOrderAdapter.cs:308-311). Se Visma Business NXT.

Visma Business klassisk: Ordrelinjer (timer og materialer) og fakturaer overføres av den klassiske integrasjonen — se Visma Business klassisk.

I begge Visma-oppsettene er fakturagrunnlaget i ePortal en intern oppsummering og et vedlegg — det er ordren i Visma som blir fakturaen.

Opprette fakturagrunnlag (veiviseren)

Veiviseren åpnes som modal fra to steder:

Felt i veiviseren

Felt Type Standard / oppførsel
Modus Radio: Løpende medgått (Detailed) eller Sammendragsfakturering (Summary) Standard Detailed (invoice-basis-wizard.component.ts:35)
Fra-dato Dato Settes til månedens første dag, men trekkes bakover til tidligste ufakturerte transaksjonsdato hvis det finnes eldre data (invoice-basis-wizard.component.ts:75-89)
T.o.m.-dato Dato Standard: dagens dato
Fakturatekst Tekstområde (2 rader) Tomt
Generer materialliste Bryter Av. Når på: valgfri Inkluder priser
Generer timeliste Bryter Av. Når på: valgfri Inkluder priser, Inkluder kommentar, Skjul ansattnavn
Generer kostnadsoversikt Bryter Av. Når på: valgfri Inkluder priser
Legg ved dokumenter merket som fakturavedlegg Bryter Av. Inkluderer kun dokumenter som ikke allerede er sendt med en faktura
Linjevalg (kun i Detailed) Avkrysningstabell over ufakturerte linjer Alle valgt som standard. Sorteres: Timer → Eksterne kostnader → Materialer, deretter alfabetisk på beskrivelse (invoice-basis-wizard.component.ts:102-122)

«Opprett»-knappen er deaktivert til: - Detailed-modus: minst én linje er valgt. - Summary-modus: både fra- og t.o.m.-dato er fylt ut.

Se invoice-basis-wizard.component.ts:164-169.

Veiviseren i Detailed-modus med periode utfylt, alle tre PDF-brytere på, og linjetabellen synlig nederst

Auto-genererte PDF-vedlegg

Når et grunnlag opprettes med én eller flere PDF-brytere på, bygger frontend en samle-PDF — forside + en seksjon per valgt kategori — og laster den opp som vedlegg via POST /InvoiceBasis/{id}/attach-document (invoice-basis-wizard.component.ts:322-371). PDF-en navngis Fakturagrunnlag_<Id>.pdf og dukker opp under «Dokumenter» i detaljvisningen. Hvis PDF-bygging feiler, vises advarsel — selve grunnlaget er fortsatt opprettet.

På kostnadsoversikten vises leverandørnavnet fra den eksterne kostnaden som en egen liten infolinje under beskrivelsen på hver linje. Infolinjen utelates når beskrivelsen allerede inneholder leverandørnavnet (overføring av kostnad til ordrelinje legger navnet inn i beskrivelsen på nyere kostnader), slik at det ikke vises dobbelt (invoice-basis-wizard.component.ts:17-30).

Slik gjør du: Opprett, godkjenn og overfør

  1. Åpne arbeidsordren via Arbeidsordre-listen (URL /work-order) og gå inn på detaljen. Velg fanen Fakturagrunnlag.
  2. Klikk Opprett fakturagrunnlag.
  3. I veiviseren:
  4. Velg modus (Løpende medgått eller Sammendragsfakturering).
  5. Juster periode hvis foreslått standard ikke passer.
  6. Skriv eventuelt fakturatekst.
  7. Slå på PDF-vedleggene du vil ha generert.
  8. I Løpende medgått: hak av/på linjer du vil ha med eller utelate.
  9. Klikk Opprett fakturagrunnlag. Modal lukkes og det nye grunnlaget åpnes i detaljvisning, foreløpig i status Utkast.
  10. Kontroller linjer og totaler. Last eventuelt ned PDF-en via Last ned PDF-knappen.
  11. Klikk Godkjenn og bekreft. Status går til Godkjent, og arbeidsordrelinjene som inngår får invoiceStatus = 10 (Klar).
  12. Med PowerOffice Go fakturaeksport aktivert: ved neste integrasjons-kjøring overføres godkjente grunnlag som utgående faktura, status oppdateres til Sendt og ERP-fakturanummer fylles inn. Linjene på ordren får invoiceStatus = 30 (Fakturert). Uten integrasjon: grunnlaget forblir Godkjent til noen manuelt registrerer faktureringen i regnskapssystemet og setter linjestatus videre.

Krediter sendt faktura

På et grunnlag med status Sendt vises knappen Krediter (invoice-basis.component.html:96-102). Klikk og bekreft — en kreditpost opprettes som peker tilbake på det opprinnelige grunnlaget (creditedInvoiceBasisId). Originalen markeres som kreditert. Selve kreditnotaen i PowerOffice Go må eventuelt produseres som egen prosess i regnskapssystemet; ePortal-eksporten kjenner i dag bare til debet-fakturaer.

Slette utkast

Kun grunnlag i status Utkast kan slettes. Slett-knappen ligger både i radmenyen og i detaljvisningens topp (invoice-basis.component.html:104-110). Bekreftelsesteksten advarer om at autogenererte dokumenter også slettes (no.json: invoiceBasisDeleteDraftConfirm).

Vanlige problemer

«Ingen tilgjengelige linjer»

Når: Veiviseren viser tom linjetabell, eller backend svarer No available lines found for period.

Årsak: Alle linjer er allerede med på et eksisterende åpent fakturagrunnlag, eller perioden inneholder ingen ufakturerte transaksjoner.

Løsning: Sjekk om det finnes et utkast eller godkjent grunnlag på samme ordre — slett eller behandle det først. Utvid periode-vinduet i Summary-modus, eller bytt til Detailed der du eksplisitt ser hvilke linjer som er tilgjengelige. Se feilhåndtering i invoice-basis-wizard.component.ts:655-657.

«En eller flere linjer er allerede reservert for et eksisterende fakturagrunnlag»

Årsak: Linjene du valgte er allerede bundet til et annet utkast/godkjent grunnlag på samme ordre.

Løsning: Fjern dem fra det andre grunnlaget (eller slett utkastet), og prøv igjen.

«Godkjenn»-knappen mangler

Årsak: Grunnlaget er ikke i status Draft. Kun utkast kan godkjennes — Approved, Sent og Credited har ingen omgjøring til utkast.

Løsning: Det finnes ingen handling for «opphev godkjenning» i ePortal. Må du likevel endre et godkjent grunnlag som ikke er sendt videre, kontakt Konti support. Alternativt lager du et nytt fakturagrunnlag for det som mangler, eller krediterer etter at fakturaen er sendt.

Status forblir «Godkjent» — kommer aldri til «Sendt»

Årsak: Det finnes ingen aktiv PowerOffice Go fakturaeksport-integrasjon, eller integrasjons-kjøringen feilet.

Løsning: Sjekk under Innstillinger → Integrasjoner at PowerOffice Go fakturaeksport er konfigurert og aktivert, og se integrasjonsloggen for feilmeldinger.

Bruker bedriften Visma i stedet, er dette forventet: status Sendt settes kun av PowerOffice Go-eksporten. I Visma-oppsett blir arbeidsordren overført til Visma og fakturert der, mens fakturagrunnlaget blir stående som Godkjent.

«PDF-vedlegg kunne ikke genereres»

Årsak: Frontend-bygging av PDF feilet (typisk store datamengder eller browser-minneproblem).

Løsning: Selve fakturagrunnlaget er opprettet — det er kun den autogenererte PDF-en som mangler. Last ned PDF via Last ned PDF-knappen i detaljvisningen, eller opprett grunnlaget på nytt med færre PDF-brytere på.

Relaterte sider